advokIT
Datenschutzmanagement
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Datenschutz Management
Datenschutz-Experten
Unsere engagierten Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwälte kümmern sich persönlich und professionell um die Belange Ihrer Organisation. Wir stehen Ihnen zur Seite, um Ihre Datenschutzfragen zu beantworten und Ihnen bei der Umsetzung effektiver Maßnahmen zu helfen.
Lernen Sie uns kennen!
Effiziente Datenschutz-Software
Mit unserer leistungsstarken advokIT Datenschutz-management-software erhalten Sie Zugriff auf ein effizientes Tool, das Ihnen dabei hilft, den Überblick über Ihre Datenschutzmaßnahmen zu behalten. Mit dem advokit-DSMS können Sie Ihre Datenschutzdokumentation erstellen, Ihre Mitarbeiter schulen, Ihre Datenflüsse visualisieren, Ihre Verträge verwalten und vieles mehr..
Leistungspakete
Basic
- + einmalig 950,00 EUR*
- z.B. Kleinstunternehmen in verschiedenen Branchen, Solo-Selbstständige, kleine Start-ups, kleinere gemeinnützige Organisationen
- Mitarbeiterzahl: unter 20
- Benutzer: 3
- Webseite: 1 mit bis zu 200 Unterseiten
- Sprache: Deutsch
- ————————————–
- alle Funktionen und Module zur Datenschutz – Dokumentation
- Fester Ansprechpartner
- Datenschutz-Updates und Empfehlungen
- Flexible Rechtsberatung auf Abruf**
Professional
- + einmalig 1.450,00 EUR*
- Kleinere Arztpraxen und Gesundheitszentren, kleine bis mittlere gemeinnützige Organisationen, kleine Behörden und Gemeindeverwaltungen
- Mitarbeiterzahl: 20 bis 100
- Benutzer: 20
- Webseiten: 2 mit bis zu 200 Unterseiten
- Sprachen: Deutsch, Englisch
- ————————————–
- Alle Features von Basic:
- + optional: Benennung externe Datenschutzbeauftragte
- + Hinweisgebersystem
- + 3 Stunden Rechtsberatung pro Jahr
Premium
- + einmalig 1.450,00 EUR*
- Unternehmen in der IT-Branche, mittlere bis große Arztpraxen und Gesundheitszentren, Schulen und Bildungseinrichtungen, mittelgroße gemeinnützige Organisationen
- Mitarbeiterzahl: über 100
- Benutzer: unbegrenzt
- Webseiten: 5 mit bis zu 200 Unterseiten
- Sprachen: Deutsch, Englisch
- ————————————–
- Alle Features von Basic und Professional:
- + Modul Vertragsmanagement
- + Konzernmodul (bis zu fünf Tochtergesellschaften)
- + 6 Stunden Rechtsberatung pro Jahr
Enterprise
- ————————————–
- Krankenhäuser und Gesundheitssysteme, größere Bildungseinrichtungen, Regierungsorganisationen oder -behörden
- Die Enterprise-Option ist die vollständig anpassbare Version unseres Angebots ***.
- ————————————–
- Alle Features von Basic, Professional, Premium:
- + Persönlicher Account-Manager für optimalen Support und Beratung
- + Individuelle Anpassung der Software an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens
- + Skalierbarkeit entsprechend der Größe und dem Wachstum Ihres Unternehmens
* Mit dem Kauf des jeweiligen Pakets fällt ein einmaliges Datenschutz-Audit an. Für den fortlaufenden Datenschutz zahlen Sie eine monatliche Pauschale.
** Rechtsanwalt-Stundensatz i. H. v. 250,00 EUR für Unternehmen, IT-Experten-Stundensatz i. H. v. 135,00 EUR. Als gemeinnützige Organisation sparen Sie bei den Stundensätzen unserer Rechtsberatung! Sprechen Sie uns an und profitieren Sie von unseren Rabatten.
*** Bitte beachten Sie, dass die tatsächlichen Funktionen und Leistungen im Rahmen der Enterprise-Version individuell vereinbart werden und von den oben genannten Punkten abweichen können. Unser Team freut sich darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um eine Lösung zu erstellen, die Ihren speziellen Bedürfnissen entspricht.
Die Datenschutzmanagement Software für Ihre Organisation
advokIT DSMS
Die Datenschutz Management Software für Ihre Organisation
Datenschutz ist wichtig, aber auch komplex und zeitaufwendig. Sie brauchen eine Software, die Ihnen hilft, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Daten sicher zu verwalten. Das advokit-DSMS ist die Lösung für Sie. Mit dem advokit-DSMS können Sie Ihre Datenschutzdokumentation erstellen, Ihre Mitarbeiter schulen, Ihre Datenflüsse visualisieren, Ihre Verträge verwalten und vieles mehr. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Funktionen des advokit-DSMS und wie es Ihnen und Ihrem Team Zeit, Geld und Nerven sparen kann.
Verwaltung
Mit unserem benutzerfreundlichen DSMS können Sie mühelos Profile für Ihre Mitarbeitenden erstellen und den aktuellen Stand ihrer Datenschutzschulung und Verpflichtung erfassen. Auf diese Weise haben Sie stets einen klaren Überblick und können sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte unternommen wurden.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen unser DSMS die Zuordnung Ihrer Mitarbeitenden zu verschiedenen Abteilungen. Dadurch können Sie interne Verantwortlichkeiten deutlich abbilden und den Workflow optimieren.
Auch wenn Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen, unterstützt Sie unser DSMS weiterhin zuverlässig. Es erinnert Sie automatisch daran, die Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen und vertrauliche Informationen ordnungsgemäß behandeln.
Neben der Dienstleisterverwaltung bietet Ihnen das DSMS auch die Möglichkeit, Ihre Auftraggeber einfach zu dokumentieren.
Bei einer Auftragsverarbeitung können Sie den Auftraggebern spezifische Verfahren zuordnen und maßgeschneiderte öffentliche Verarbeitungsverzeichnisse erstellen.
Mit dem Datenschutzvertragsmodul können Sie AV-Verträge bequem online abschließen. Behalten Sie den Überblick über den AV-Status im Datenschutz-Cockpit.
Mit unserem DSMS können Sie Ihre Auftragsverarbeiter und gemeinsame Datenverantwortliche als Dienstleister einfach anlegen und verwalten.
Unser System ermöglicht es Ihnen, Verarbeitungstätigkeiten zuzuweisen und unterstützt Sie dabei, die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung zu überprüfen. Natürlich erinnert Sie das System regelmäßig daran, diese Prüfung durchzuführen.
Greifen Sie auf unsere vielfältigen Vorlagen (z.B. Google, Facebook) zurück, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
Im DSMS bieten wir Ihnen eine benutzerfreundliche Oberfläche zur effektiven Verwaltung Ihrer Dokumente und Dateien.
Ganz gleich, ob es sich um Auftragsverarbeitungsverträge, Informationen für betroffene Personen oder Schulungszertifikate handelt – Sie können die Dokumente ganz einfach hochladen und behalten so den perfekten Überblick.
Mit unserer integrierten Office-Lösung können Sie Textdokumente, Tabellen und Präsentationen direkt online erstellen und bearbeiten. Das bedeutet, dass Sie alle erforderlichen Tools in einem System haben und keine separate Software benötigen.
Wir wollen Ihnen die Dokumentenverwaltung so bequem wie möglich machen. Vertrauen Sie dem DSMS, um Ihre Dateien sicher und strukturiert zu verwalten.
Im DSMS haben Sie die Möglichkeit, Datenschutzverträge wie Auftragsverarbeitungsverträge digital zu erstellen und abzuschließen.
Sie können entweder ein vorgefertigtes Template verwenden oder eine Word-Vorlage hochladen. Das System generiert den Vertrag automatisch mithilfe von variablen Daten und Platzhaltern.
Optional können Sie Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sowie die Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter anhängen. Wenn der Vertrag mit einem Auftraggeber verknüpft ist, werden nur die relevanten Verfahren angezeigt.
Mit nur einem Klick können Sie die Unterzeichner zur Vertragsunterzeichnung einladen. Darüber hinaus bietet unsere REST-Schnittstelle die Möglichkeit, den gesamten Vorgang zu automatisieren.
Der DSMS macht den Abschluss von AV-Verträgen einfach und effizient.
* dieses Modul ist nur im Premium-Paket inkludiert
Prozesse und Dokumente
Vertrauen Sie auf unser DSMS, um Anfragen betroffener Personen effektiv zu verwalten und die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten.
Erfassen Sie alle Anfragen betroffener Personen in unserem DSMS für eine problemlose und schnelle Bearbeitung!
Mit unserem intelligenten Aufgabensystem, automatischem Verfahrens-Matching und praktischer Erinnerungsfunktion verpassen Sie nie wieder wichtige Fristen gemäß der DSGVO.
Dank manipulationssicherer SHA256-Signaturen ist gewährleistet, dass die Dokumente unveränderbar bleiben.
In der Dokumentenansicht kann der Mitarbeitende den Inhalt einsehen, akzeptieren und mit seiner Unterschrift bestätigen. Die Unterschrift wird sicher verschlüsselt und manipulationssicher gespeichert. Sie erhalten automatisch eine umfangreiche Dokumentation des gesamten Vorgangs. Sowohl Sie als auch der Mitarbeitende erhalten ein Unterschriftenprotokoll als Nachweis. Zusätzlich wird das Dokument dem Mitarbeitenden per E-Mail für seine eigenen Unterlagen zugesandt.
Strukturieren Sie Ihre Arbeitsabläufe im DSMS mit hilfreichen Checklisten.
Wenn Handlungsbedarf besteht, können Sie passende Maßnahmen für jede Aufgabe festlegen. Sobald Sie mit der Bearbeitung fertig sind, schließen Sie die Checkliste ab und sie wird in ihrer aktuellen Form gesichert.
Mit den strukturierten Checklisten im DSMS behalten Sie den Überblick, verbessern Ihre Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist das zentrale Dokument Ihrer Datenschutzdokumentation. Mit Leichtigkeit können Sie ein vollständiges Verzeichnis erstellen, dank einer Vielzahl vorgefertigter Musterverarbeitungen. Auch ohne spezielles Fachwissen können Sie neue Verarbeitungstätigkeiten hinzufügen und sich dabei auf bewährte Vorgaben verlassen.
Unser DSMS sichert Sie ab, indem es Ihnen anzeigt, welche Pflichtangaben noch fehlen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Datenschutzdokumentation vollständig und rechtskonform ist.
Mit dem DSMS können Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mühelos dokumentieren.
Wir haben eine breite Palette an Maßnahmen für Sie bereitgestellt. Wählen Sie die mit wenigen Klicks die entsprechenden Maßnahmen aus.
Falls Sie spezifische Maßnahmen haben, können Sie diese problemlos hinzufügen und anpassen. Im DSMS haben Sie alle Werkzeuge, um Ihre Maßnahmen übersichtlich festzuhalten und den Datenschutz effektiv umzusetzen. Lassen Sie uns gemeinsam die Erfassung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen erleichtern.
Sie können die Teilnehmer entweder manuell hinzufügen oder eine CSV-Datei hochladen und sie per E-Mail zur Schulung einladen. Sie können auch öffentliche Schulungen anbieten, die jeder besuchen kann. Wenn der Teilnehmer keine E-Mail-Adresse hat, geben Sie ihm einen individuellen Schulungscode. Die Teilnehmer können die Schulung in ihrem eigenen Tempo absolvieren.
Der Test wird automatisch ausgewertet. Wenn der Teilnehmer 51 % oder mehr erreicht, erhält er ein Schulungszertifikat (mit Ihrem Logo) als Beleg für die erfolgreiche Teilnahme.
Aufgaben / Cockpit
Unser intelligentes DSMS-Aufgabensystem unterstützt Sie dabei, unvollständige Angaben zu erkennen und automatisch Aufgaben zu erstellen. Zudem erinnert es Sie zuverlässig an notwendige Überprüfungen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie automatisch für Sie abgehakt.
Dank der Aufgabenzuweisungen können Sie Aufgaben problemlos verteilen und den Fortschritt im Blick behalten. Erhalten Sie wöchentlich eine E-Mail mit einer Übersicht aller offenen Aufgaben, um sich regelmäßig daran zu erinnern.
Um Sie über jede Änderung in der Datenschutzdokumentation auf dem Laufenden zu halten, gibt es automatisierte Benachrichtigungen.
Zusätzlich werden Sie über Aufgabenzuweisungen und neue Kommentare informiert und erhalten regelmäßig eine E-Mail mit einer Aufgabenübersicht.
Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, alle E-Mail-Benachrichtigungen individuell anzupassen oder abzuschalten.
Das DSMS Cockpit bietet Ihnen den Überblick über wichtige Datenschutzmaßnahmen:
- Aufgaben: Behalten Sie offene Aufgaben im Blick und erledigen Sie diese zeitnah.
Verarbeitungstätigkeiten: Überwachen Sie die - Verarbeitungstätigkeiten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
- AV-Verträge: Prüfen Sie, ob noch AV-Verträge mit Dienstleistern oder Kunden abgeschlossen werden müssen.
- Anfragen betroffener Personen: Bearbeiten Sie ausstehende Anfragen von betroffenen Personen.
- Schulungen und Verpflichtungen: Verwalten Sie Schulungen und Geheimhaltungsverpflichtungen für Mitarbeiter.
- Datenschutz-Folgenabschätzungen: Behalten Sie den Stand der Datenschutz-Folgenabschätzungen im Blick.
- Meldung von Datenschutzverletzungen: Dokumentieren und melden Sie Datenschutzverletzungen.
Im DSMS haben wir eine praktische Funktion für Sie: ein automatisch generiertes Datenflussdiagramm. Mit nur wenigen Angaben aus Ihrem Verarbeitungsverzeichnis erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, welche Kategorien von betroffenen Personen es in Ihrem Unternehmen gibt und welche Daten erfasst, verarbeitet und empfangen werden.
Das Datenflussdiagramm bietet Ihnen schnellen Überblick, der es Ihnen leicht macht, eventuelle Lücken oder fehlende Verarbeitungen zu entdecken. Es hilft Ihnen dabei, den gesamten Datenfluss zu visualisieren und mögliche Schwachstellen aufzudecken.
Im DSMS haben Sie die Möglichkeit, Videokonferenzen direkt und unkompliziert abzuhalten. Wir möchten Ihnen eine Plattform bieten, die nicht auf Drittanbieter angewiesen ist und Ihnen eine transparente und sichere Datenübertragung ermöglicht.
