Datenschutz bei der Einführung neuer IT-Systeme: Was Ihr Unternehmen wissen muss

16. Februar 2024

Datenschutz und IT-Recht

In der digitalen Ära ist die Implementierung neuer IT-Systeme unerlässlich für die Steigerung der Effizienz und Optimierung der Arbeitsprozesse in Unternehmen. Von CRM- und ERP-Systemen bis hin zu HR- und Kundenbetreuungstools, die Verarbeitung personenbezogener Daten ist oft ein integraler Bestandteil dieser Technologien. Doch mit der Einführung solcher Systeme gehen auch datenschutzrechtliche Verpflichtungen einher, die im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) streng geregelt sind. Verstöße können hohe Geldstrafen zur Folge haben. Daher ist es für Organisationen unerlässlich, die folgenden Schlüsselpunkte zu berücksichtigen:

  1. Einhaltung der Datenschutzprinzipien: Stellen Sie sicher, dass personenbezogene Daten auf einer gesetzlichen Grundlage verarbeitet werden und der Zweckbindung sowie der Speicherbegrenzung entsprechen.
  2. Informationspflichten und Betroffenenrechte: Gewährleisten Sie, dass die Rechte der betroffenen Personen, wie das Recht auf Auskunft und Löschung, berücksichtigt und eingehalten werden.
  3. Einbindung externer Dienstleister: Prüfen Sie, ob datenschutzrechtliche Verträge mit externen Dienstleistern notwendig sind, insbesondere bei SaaS-Lösungen.
  4. Datenübermittlung in Drittländer: Stellen Sie sicher, dass die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer den strengen Vorgaben der DSGVO entspricht.
  5. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzfolgenabschätzung: Überprüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist und ob das IT-System im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt ist.
  6. Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten: Klären Sie, ob und inwieweit der Datenschutzbeauftragte in die Systemeinführung einbezogen werden muss.
  7. Datensicherheit: Implementieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich eines Zugriffsrechtekonzepts.

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